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緊急対策の議論や指示までできる、サイボウズの次世代型安否確認システム

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増える災害〜「しばらく大地震は無い」は、決して無い〜

2011年3月11日、東日本大震災は、地震と津波で日本から多くのものを奪っていきました。しかし、この震災で次の震災までの一定期間が保証された訳では一切ありませんでした。実際、2016年4月14日に熊本大地震が発生し、今も被災地の復興が急がれています。また、熊本の地震では余震・本震の区別が難しいほどに地震が多発したことから、改めて地震予知の難しさを認識させられました。明日、大地震が来るかもしれない状況は震災前後で何も変わらないのです。首都直下地震、南海トラフ地震などは今後いつ起きてもおかしくないものとして懸念されています。

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BCPとは〜最低限守るべき約束です〜

BCP(事業継続計画)とは、災害や事故などの脅威に対し、効果的な対策と企業体力の回復を図る計画のことです。それと同時に、災害時において自社の従業員や顧客、取引先、近隣住民等との間で交わす、最低限守るべき約束です。災害が起きてしまったからといって、全ての事業、活動を止めてしまってはそれまで築き上げた信頼が一気に崩れてしまいます。

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BCPの必要性〜何故、今BCPが必要なのか〜

企業を襲う災害による損失が余りにも大きいと、事業継続が不可能な事態に陥ります。このような事態を避けるために対策を前もって用意しておくことが勿論必要となります。しかし、緊急時への対策を実行するに当たって、予め災害を想定した計画を策定しておかないと、優先順位を間違えたり、必要な措置を忘れたりといったことが想定されます。それらを避けるためにBCPの策定は必要なのです。

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機能一覧〜災害時に必要なフル機能〜

災害時にはパニックに陥ります。パニック時だからこそ、簡単に。尚且つBCPにおいて安否確認システムは、一斉送信による安否確認、自動情報集計、加えて状況や部署に合わせた対策指示を行えることが必要です。ただの「安否確認」だけでは不十分で、コミュニケーションがとれることが必須となります。

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なぜこの仕様に?〜本当に使える安否確認システムを目指して〜

震災を経験し、企業のBCPにおいて何が必要なのか明らかになりました。一斉送信とそれに返答するだけの安否確認システムは災害時にほとんど意味をなさず、その名の通り「安否確認」だけで終わってしまいます。しかし、BCPにおいて重要なのはむしろそこからで、無事で出社可能な状況や、怪我を負い出社不可能な状況など、従業員の状況に合わせた第二報、第三報を送る、といったコミュニケーションがとれて初めて意味のあるものとなります。弊社安否確認サービスは上記の様なコミュニケーション機能を実装のうえ、確実にコミュニケーションを取るための回答方法や、膨大なアクセスにも耐えうる構成、必要な人にだけ必要な通知を行う仕様となっております。

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そもそも安否確認システムとは?


安否確認システムとは、地震や津波、その他天災だけで無く人為的なテロ等含めた緊急事態に社員・職員等、特定のメンバー間での安否状況を確認・集計することを目的としたシステムを指します。一番古いものでは、阪神・淡路大震災直後に開発されたものだと言われています。一般利用者向けでは、98年に「災害用伝言ダイヤル(171)」が開設されました。これは阪神・淡路大震災当時、電話がほとんど繋がらない輻輳状態が5日間も続いた教訓から開発されました。その後、携帯電話の普及に伴って、各携帯キャリアや通信キャリアが、「災害用伝言板」を開設しました。web171の知名度も高まり、友人同士、家族同士の連絡はスムーズに行える環境が整いました。





大規模災害時における"企業向け"安否確認システムとは?


再度、安否確認システムの必要性が認識されたのは2011年の東日本大震災の時でした。「電話をしても繋がらない」「メールが届かない」「何人が無事なのか把握できない」等といったパニックが多くの企業内で起こりました。個人対個人の安否確認はできても、企業として従業員の安否状況を集計・把握するすべを持っていなかったのです。企業向け安否確認システムに必要な要件として、従業員全員に素早く、確実に通知を行い、従業員自身が安否状況を報告できる必要があります。加えて、一斉配信以外のコミュニケーション手段、プライベート情報の秘匿機能、メール以外の通知方法など、当初の簡易的なものから変遷し、多くの機能を求められるようになりました。

大災害時に本当に使えるかどうかは、どう判断すれば良いのか?


残念ながら、全ての安否確認システムが大災害時に稼働できるわけではありません。実際、東日本大震災時に止まってしまったシステムもあると多くのお客様から伺っております。では、どの様なシステムなら大災害時でも稼働するのでしょうか。まずは提供方法から考えてみます。大きく分けると「オンプレミス型」か「クラウド型」で切り分けができます。全ての業務システムに関してでは無く、こと安否確認システムにおいてですが、この2つはどのように異なるのでしょうか。 「オンプレミス型」のシステムは自社もしくは自社が契約しているサーバーにシステムを個別インストールするため、初期費用や、バージョンアップの度に費用が発生します。そして何より、災害時に急増するアクセス対策や、普段からのシステム障害への対応など、全て自社で行う必要があります。対して「クラウド型」のシステムは初期費用、バージョンアップ費用が不要なことが多いです。重要な観点であるアクセス急増時の対策や、障害対応はシステム提供側で対応可能です。全てのクラウド事業者がこれらに対応しているわけでは無いのでしっかり確認することが必要です。

次に、通知方法から考えてみます。ほとんどのシステムは「メール」に対応しています。では、他の方法として何が用意されていますでしょうか。例えば「音声電話」。これに対応しているシステムがありますが、災害時に電話が繋がらなかったことは東日本大震災の時のことを思い起こせば、すぐに分かるはずです。これは音声回線を使用している点では「FAX」も同様です。次に「SNS」。東日本大震災の際に活躍したツールとして「twitter」「Facebook」が有名になりました。LINEも東日本大震災をきっかけに開発されたという話もあるほどです。最後に「アプリ」や「web通信」。災害時のボトルネックである「メール」を避けた通知方法を自社で用意しているかどうかも重要な判断基準の一つです。他にも色々な基準があると思いますが、少なくともこれらの基準は基本的な部分なので必ずチェックしたほうが良いでしょう。

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