導入事例

K株式会社様

K株式会社様
所在地
大阪市
事業内容
製造・販売業

(※本事例は、お客様のご希望により匿名にて掲載しております)
大阪に本社を構え、全国に製造工場や営業拠点を持つK株式会社様。
2017年12月に当社の安否確認システムを導入し、およそ1年後となる2019年1月に、総務のご担当者様からお話しを伺いました。

安否確認システム導入前の安否確認方法

部署ごとに連絡網を作成して、電話で安否確認をとっていたというK社様。

総務担当者

「まずは課長が十数人のグループごと安否状況をまとめ、部長へ報告…という形で、どんどん上にあげていく形でした。東日本大震災までは、このやり方で大きな問題は起きなかったんです。」

では、なぜ安否確認システムを導入することになったのでしょうか。

地震、停電。連絡網すら取り出せず…

導入のキッカケは東日本大震災でした。東日本にも拠点があるK社様。

東日本大震災後、各拠点をまわって、以下の実態を聞いたそうです。

総務担当者

「東日本大震災の時は、これまでと状況がまったく違いました。北関東の拠点では電話連絡が取れず、メールの返りも遅かったと聞いています。また、東北の拠点では停電の影響でパソコンに入れてあった連絡網が取り出せず、安否の確認ができていなかったとも聞きました。」

その結果、下記の3つの大きな課題が浮き彫りになりました。

  • 大規模災害時は電話やメールでの通信が困難
  • 連絡網を整備しても、常に持ち歩いて取り出せるわけではない
  • 小規模拠点にはBCP担当者がいない為、本社でも迅速に状況把握する必要がある

早急に安否の確認方法を確立しようと思ったK社様。
ただ、導入までの道のりは平坦ではありませんでした。


一度は導入を断念。再び検討に乗り出したキッカケとは。

東日本大震災後、すぐに対策に乗り出したK社様。しかし当時検討していたシステムはコストが高く、導入は見送りとなりました。

ただ、BCPを構築していく中で「緊急時の原材料の調達方法や生産ラインについては対策ができてきたが、実際に調達を行ったり生産ラインを稼働させる従業員の安否確認と、その後の情報共有と指示を行うツールの整備も重要だ」と、常に課題感は持たれていました。

その後、インテックス大阪で開催されたフェアにて当社のブースにご来場いただき、東日本大震災から約6年の時を経て、再び導入の検討を開始しました。

安否確認システムは、機能とコストだけでは語れない

導入にあたって、複数社の安否確認システムを検討してくことになったK社様。

人数や組織が大きいK社様は、部署の階層や権限設定の柔軟さを比較のポイントとし 、システムの選定を進めていきました。
最終的に残ったのは、当社を含めた2社でした。
もう一方のサービスは、当社の「安否確認サービス2」と同程度の柔軟さを持ち、価格も安価だったそうです。
では、なぜ最終的に当社の「安否確認サービス2」を選定したのでしょうか。

総務担当者

「インフラ面で安心できたからです。サイボウズスタートアップスさんの『安否確認サービス2』では、国内の災害を想定しているのでサーバーが国際分散されている上に、サーバーの自動拡張機能もあるので、災害時にアクセスが集中しても安心して利用できると感じました。」

安否確認システムは、緊急時にアクセスが激増します。 それに耐えうるインフラとシステム設計に魅力を感じ、採用していただいた形となりました。

部署や権限設定の柔軟さをフル活用

K社様の部署構造は下記の通りです。

権限は次のように付与し、うまくコントロールされています。

総務担当者

「ユーザーのメンテナンスは基本的には月に一度、イントラに掲示される入退社や人事異動の情報を見ながら、マウス操作で変更しています。入退社や人事異動の多い4月だけは、CSVファイルでの一括更新を行いっています。ユーザー検索のしやすさや、システムのレスポンスが良いということもあり、マウス操作でどんどん更新していくのも手間に感じませんね。」

三度の地震

2018年は大阪と北海道で大規模な地震があり、2019年の初頭にも熊本で地震が発生しました。
それぞれの状況についてお話しいただきました。

総務担当者

「2018年6月の大阪の地震の時は、通勤の時間帯だったこともあり、安否の状況と共に『●●駅で足止めされてます』とか『出社は●時ころになりそうです』と、報告してくれた人が多くいました。私は既に出社していたので、集まってくる回答結果をパソコンでリアルタイムで見ていたのですが、回答が続々集まってきて『みんな通知に気づいて、意識してくれているな』と感じました」

2018年9月の北海道での地震や2019年の熊本での地震時には、最終的に全員が回答してくれたようです。
ですが、熊本での地震の際、一人の従業員の安否が不明のままでした。

総務担当者

「年末年始の休暇で会社は休みですし、本人のプライベートの連絡先を確認する術もありませんでした。ですが、特定のメンバーとやり取りできる、メッセージ機能が役に立ちました。最終的には、このメッセージ機能で未回答者の上司に安否の確認を依頼し、代理回答してもらうことで全員の安否が確認できました。」

安否の確認だけにとどまらない豊富な機能が、全員の安否確認をとるための一助になる形となったK社様の事例でした。

導入事例一覧へ戻る