導入事例

医療法人慈光会 甲府城南病院様

医療法人慈光会 甲府城南病院様
所在地
山梨県甲府市上町753‐1
設立年月
昭和55年9月
事業内容
医療業
URL
http://www.kofujonan.or.jp/

甲府城南病院様は、昭和55年9月に山梨県初の老人専門病院として開院し、今では脳疾患・心疾患に特化した一般病床74床、回復期リハビリテーション病床50床、医療療養病床174床の合計298床を有する、いわゆるケアミックス型の病院で、予防医学や在宅医療も提供しています。

今回は安否確認サービスのご担当である事務部業務課長、また同院の災害対策検討会の委員長でもある石川建治様にお話を伺いました。

 


石川 建治 様

安否確認サービスを導入するまで、緊急時はどのように連絡をとっていましたか?

個人の携帯電話番号を利用した、組織図に沿った連絡網は作成していました。年1回訓練を行なってはいましたが、何月何日の20時から、といった形で事前に告知を行い、また連絡内容も「緊急連絡網です、回してください」といったような簡単なものでした。電話に出ない人は飛ばしてしまいますが、その後掛け直すようにしていたわけでもないので、集計を行なうにしても最初の人から最後の人まで電話が回るのに掛かった時間しか分からず、訓練といっても形だけのものになっていました。
実際に緊急連絡網を使ったのは3年前、2014年2月14日に発生した大雪の際ですね。その際も安否確認を行なったわけではなく、16日の午後に、「明日車で来ても駐車場の除雪が進んでいないので、乗り合いをしたり、送ってもらったりしてくださいという業務連絡を行なったのみです。

安否確認サービスを検討し始めたきっかけはなんですか?

東日本大震災をきっかけとして、防災マニュアルの全面改訂がプロジェクトとして立ち上がりました。しかし、防災マニュアルも作成してみると大変で、なかなか目処が立たなかったんです。なので常設化して検討しようという話になり、2014年の4月1日に災害対策検討会を正式に立ち上げました。その災害対策検討会には5つの大きな掌握事項があり、防災マニュアル、防災訓練、備蓄、地震を中心とした災害対策、そして5番目がBCPです。このBCPを策定する中で、緊急時の要員の参集のためには安否確認は重要な要素となるので、従来の電話による連絡網ではなく、別の手段を導入すべきではないかといった機運が高まってきたため、安否確認システムの導入を検討し始めました。

サイボウズスタートアップス安否確認サービスを選んだ際にポイントとなったのは何ですか?

知識がないと意見も出ないし、サービスの検討も進まないので、災害対策検討会の立ち上げ後、展示会に参加したり、防災士や、防災危機管理者の資格を取ったりして、知識を付けました。そして8社ほどの資料を取り寄せて、比較表を作成して検討を行い、最終的に2社に絞りました。トライアルを行なってみて、代理店が甲府市内にあることと、システムがシンプルなことを理由に、他社システムが一度優勢になりましたが、シンプルすぎてカスタマイズの余地がなく、質問項目の編集がユーザー側でできないところが懸念事項でした。
次にサイボウズスタートアップスの安否確認サービスのトライアルを行い、一斉送信の文面が自由にカスタマイズでき、「出社できますか」ではなく「登院できますか」といった表現に変更できる点が気に入りました。また、他社に比べ安価なサービスである点、かつ追加費用なしで質問のカスタマイズやスマートフォン用のアプリケーションなど、必要な機能が揃っている点は良いと感じました。病院は女性が多いこともありますので、メールアドレスを勤め先に知らせることなく、利用できる点もよかったです。ホームページに資料や製品のマニュアルを公開されている点に関しては自信があるんだなと感じましたね。

導入後、実際に使ってみていかがでしたか?

最初の登録時にはCSVに馴染みがなかったこともあり戸惑いましたが、用意されているサンプルを編集してやってみたらすんなりと登録できました。階層や地域の設定もできるし、一斉送信に関しては、1人のみを対象にして送信ができるところはいいですね。新しく入ってきた人が正しくメールアドレスを登録したか、アプリをダウンロードしたかも確認できるし、訓練のときや災害時にはこのような文面でメールが来るという周知もできます。一斉送信をしても、管理者全員に知らせない選択もできるので、便利に利用しています。
職員への導入に際して工夫したこととしては、iPhoneとAndroidとガラケーで、連絡先の登録方法と、一斉送信を行なう際の回答方法のマニュアルを作成して、院内で使っているグループウェアで共有して周知を図りました。昨年12月に初めて訓練を行ないましたが、最初は職員に戸惑いもあったものの、その日のうちに半分くらいの職員からは回答を得て、最終的にはほぼ全ての職員から回答がありました。メールアドレスが未登録のユーザーや間違っているユーザーは一覧で確認できるようになっているので、該当するユーザーがいた場合は、その部門の責任者経由で正しい登録をお願いし、回答できない人を一人一人減らしていっています。年4回程度訓練を行い、浸透させていきたいと考えています。

災害時にはどのように運用していく予定ですか?

山梨県内では津波は考える必要が無いので、やはり災害といえば地震になります。東海地震が発生した際には、震度6弱や6強も予想されます。山梨県内で震度5強以上の場合に、一斉送信を行なう設定にしています。その他の災害に関しては災害対策検討会の上部組織である災害対策委員会のメンバー(当法人の理事)と協議の上、手動で一斉送信を行なう予定です。災害時には、掲示板やメッセージ機能を部門や部署ごとの連絡に利用したいと思っています。この辺りの運用に関しては、現在検討を行なっているところです。

災害時以外にも活用する予定があれば教えてください。

こちらもこれから検討する部分となりますが、掲示板やメッセージ機能を、各部門・各部署内の緊急時や、平常時の連絡ツールとして利用したいと考えています。

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