導入事例

株式会社MJE様

株式会社MJE様
所在地
大阪市中央区久太郎町4-1-3
設立年月
2006年12月
事業内容
オフィスソリューション事業、ストアソリューション事業、シェアスペース事業
URL
http://mjeinc.co.jp/

株式会社MJE様はサービスやコミュニケーションを通じて、企業の成長をサポートするサービスカンパニーとして、オフィスソリューションからWeb制作、人材採用の支援まで幅広く手がける成長企業。
今回は安否確認サービスのご担当である管理本部 総務課 マネージャーの山下美恵子様にお話を伺いました。

安否確認サービスを導入するまで緊急時はどのような連絡をとっていましたか?

社内利用しているグループウェアに安否確認の機能が付随していました。そこに従業員のメールアドレスを登録していたのですが、自動送信もされず、手動でしか送れない点や、その後入退社のメンテナンスもできていない状況だったので、いざ使おうってなったときにちょっと使えなかったんですね。そのためほとんど活用されていませんでした。
そういう状況だったので、これまでは、各部署の責任者がそれぞれ部下の安否確認の方法はそれぞれの管理方法で確認していました。おそらくLINEでやっていたと思います。

安否確認サービスを検討し始めたキッカケはなんですか?

先日の大阪府北部地震がきっかけです。あの時は各責任者がLINE等を使って確認し、報告してもらいましたが、各部門長さんに任せているからこそ、上の方では、どういう動きをしているか確認できていなかったというのが問題でした。
大阪府北部地震のときは概ね最終的に2時間くらいかけて確認が取れました。
幸いなことに全従業員、怪我とかはなかったので、すぐに安否確認を取れたほうだとは思います。
その他にも、そもそも全従業員の確認が取れているかという確認が取れていたわけではないので、もしかしたら漏れていた可能性もありました。
全従業員の安否確認ができたかどうか確認する術がなかったことも検討のキッカケです。

サイボウズスタートアップス安否確認サービスを選んだ際にポイントとなったのは何ですか?

6社から資料請求して比較検討しました。初期費用がかかるところも結構多く、そこがないっていうのは結構大きかったですし、後は月々のコストも結構安価だったというのも大きかったです。さらには、安い割に使える機能も多く、家族の安否確認機能もあるのはポイントが高かったです。

比較の方法としては、安否確認サービスをまとめているサイト等をみて、そこから機能やコスト面で取捨選択をして、その中から資料請求などをして調べていきました。最終的には、他のサービスはトライアルせずに、サイボウズスタートアップスの安否確認サービスに決めました。概ね決定まで1ヶ月位だったと思います。

導入後ご苦労された点は何ですか?

そんなに難しい設定ではないので、スムーズに本稼働に持っていくことができました。運用ルールと権限の設定さえ決めれば、その後はそんなに問題なく社内展開できました。
ただ、必要性を理解してもらうのに苦労しました。
ある程度運用ルールを決めて各責任者の方にも運用ルールを説明したんですけど、説明しただけではなかなかすぐには理解してくれませんでした。訓練のときなどに細かく説明しながら理解してもらうように努力しました。「LINEでいいんじゃない」のと言うような意見もあったのですが、根気強く「全体で統一されたシステムがなく、各グループ間でしか状況が把握できないのは危うい」と必要性を説明し、現時点では全員理解してくれています。

これまでの訓練・運用の実績はありますか?

1度訓練を実施しました。ある程度回答は集まったのですが、休職中の従業員や月に不定期で入るアルバイトさんの回答率が悪くて、そこをどうするかという問題点はでてきました。
後は、個人的に訓練時に経営陣にはそこでメッセージを使って方針決定までしてほしかったのですが、事前のアナウンスが足りてなかったのか、そこまでできず、集計だけで終ってしまいました。今後は考えてやっていきたいです。

これからどんな運用をしていきたいですか?

さきほどあったようにもう少し本格的な訓練を行っていきたいです。訓練に関しては、事前にメッセージの使い方の説明はしているんですが、実際は訓練時って商談中だったりして優先度が低くなってしまっていたと思います。
なので、もう少し本格的な訓練をやって経営方針の確定まで持っていきたいと思っています。
ビルの防災訓練みたいなものもあるので、今期中までに実際の動きも合わせた本格的な訓練をやっていきたいです。それを今後は年1くらいでは実施していきたいと思っています。

後は自動送信されない災害。台風の時なども運用していけたらなと思っています。

これからどの様に運用していく予定ですか?

海外拠点での利用を考えています。
我々のサプライヤーは日本国内にとどまらず世界中にいるので、海外でも利用できるようにしていきたいです。
中華圏、ASEAN、ヨーロッパこの辺に広げていきたいと思っています。

気に入っているポイント

回答など基本的にログインが不要なのはいいですね。アプリも立ち上げるだけで、簡単に答えられるはすごくいいと思います。
あとは集計画面の見やすさですね。今みんなどういう状況なのかというのが、ぱっと見で確認することができるというのがいいと思います。部署単位で状況把握できる点もいいですね。

今後の希望はございますか?

アプリを入れていてもなかなか気づきづらいという人も多いようなので、音の設定とか、振動させるとかアプリ内の細かな設定を自分でできたらいいなと思います。

第1回の一斉訓練に参加してみてどうでしたか?

「いつどこどこで地震が発生しました」と言うようなメール内容が送られてくるような、少し本格的な訓練かと思っていたので少し残念でした。
というのも、訓練を実施することは社内に軽く案内していましたが、回答してほしいというような呼びかけもしていなかったので、もう少し本格的な訓練に寄せてもらえたほうが訓練になったと思います。
レポートに関してははまだ少ししか見れていないんです。しっかり分析されたレポートのようなので、確認して自社の危機管理体制が他社と比べてどうなのか比較して、今後の改善に役立てたいです。

【MJE様の一斉訓練レポート】

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