全社員に携帯電話を貸与しておりますので、それによる連絡がメインでした。通話とメール、両方使っておりましたが、特にお互いの空いた時間で確認できるメールを多用しておりました。あとは緊急時の実績はありませんが、4ターミナルに設置したMCA無線、また、役員は衛星携帯電話を常時所持しておりますので、非常時にはそれらを使用することが可能です。

親会社である日本自動車ターミナル株式会社や協力会社との間で災害協定を締結しております。その一環として、災害時に確実に連絡が取れるツールが必要であろう、ということで安否確認システムの導入検討を開始しました。一応、それまでにも緊急連絡網は策定しておりましたが、東日本大震災の時に「連絡が取れない」「時間がかかる」、といったことがあり、緊急時の専用システムの導入は必須だろうと考えました。

複数サービスを比較したのですが、弊社では普段からサイボウズ製品を使用しているので、操作に互換性があることや安価に提供されている点も評価し、トヨクモ安否確認サービスを導入することに決めました。

一昨年から導入はしておりますが、導入時に講習を行い、社員の皆さんに登録してもらいました。通信訓練は年に２回程度行っており、社員からの返信もスムーズに行えております。また、前述の災害協定に絡み、昨年8月からは協力会社の方々にも安否確認サービスのアカウントを配布し、協力会社の皆さんにも送信テストを行いました。効率よく運用出来ているかな、と思っています。協力会社は15社、1社最大3人まで登録できるようにしております。これにより、災害時に万一建物や構内動線が損壊した際に協力会社への復旧要請がスムーズに行えると考えております。

現在、親会社である日本自動車ターミナル株式会社は、「災害に強いトラックターミナル」を目指し、ハード面・ソフト面においてもBCP体制の強化を図っております。ハード面では最近においては非常用発電機の設置が挙げられますが、今年度中には４ターミナル全てに設置され、外部からの電気の供給がもし停まったとしても、３日間トラックターミナルを運営できる体制が整うことになります。一方、ソフト面においても、各種BCPマニュアルの策定、帰宅訓練ならびに緊急時対応訓練等も行い、非常時に対して万全を期しております。弊社においても、私が弊社を代表して親会社のBCPプロジェクトに参加することで、BCP体制に関する情報の共有化及び強化について、親会社と一体となって進めているところですが、ここ数年で、BCPマニュアルの策定、災害用物資の購入ならびに協力会社を含めた通信訓練など、以前と比べて、ハード面・ソフト面いずれにおいても、かなりBCP体制が整備されてきたと考えております。 現在は、災害協定締結先を更に拡大するよう検討しております。

使い勝手としては、問題無く使用しておりますので、このままの使いやすさを続けてくれればと思っています。後は、これは事前にはなかなか分からないですが、災害時にしっかりとトヨクモ安否確認サービスが機能することを期待しております。サービスを運用しているサーバーに関しても、国際分散していると聞いているので問題無いとは思っていますが、こればっかりは実際に緊急時にならないと分からない部分があるので。あとは、弊社の運用の話になりますが、協力会社を巻き込んだ訓練を継続して行っていきたいと考えております。最後にこれは機能というよりも、あったら良いな、というものですが、トヨクモ安否確認サービスを導入されているユーザー企業に向けた全体送信コンテストの様なものもあれば良いな、と思います。全ての会社の名前を出すのは難しいと思いますが、返信成績の良い会社を発表する等あると、私達も緊張感を持って訓練できますから。

使いやすさでお選びいただいたとのこと、ありがとうございます！また、全ユーザー一斉配信コンテストのご提案いただきました！弊社でも他のお客様からのご要望を伺いながら、検討させていただきます！